Google Workspace – co to i jak z tego korzystać? Tłumaczymy!

Google Workspace – co to takiego? Wyjaśniamy!

Google Workspace udostępnia wiele aplikacji, takich jak Gmail i Google Meet. Usługi te są często przeznaczone do komunikacji, ale mają też wbudowane funkcje współpracy. Dotyczy to aplikacji takich jak Dokumenty Google, Arkusze Google, Prezentacje Google i Formularze. Dzięki temu wielu użytkowników może jednocześnie edytować dokumenty.

Usługa Google G Suite, czyli poprzedniczka Google Workspace, została uruchomiona w 2006 roku, aby pozwolić organizacjom na korzystanie z usług Google w ich domenach. Gmail i inne oprogramowanie, w tym p. Dokumenty i Arkusze, były po raz pierwszy dostępne dla firm. Potem usługa zmieniła nazwę na Google Workspace. Co to oznacza dla nas, użytkowników? Z pewnością wygodniejszą pracę i wiele usprawnień.

Google Workspace to jednak coś więcej niż platforma do współpracy. Służy również jako zaplecze Twojej firmy. Usługa oszczędza czas i pieniądze, ponieważ masz dostęp do narzędzi zwiększających produktywność pakietu Google bez konieczności kupowania dodatkowego sprzętu lub oprogramowania. Usługa działa na komputerach stacjonarnych, laptopach oraz urządzeniach mobilnych, takich jak tablety czy smartfony.

{{"collection":{"neonet_product_ids":"366917,369750","forceSaleble":true},"title":"tytul strony","type":"html","template":"special_gridstack_1"}}

Usługi

Pierwotnie dostępnymi narzędziami były Gmail, Google Talk, Page Creator. Z czasem oferta rozrosła się i obejmuje obecnie Dokumenty, Arkusze i Prezentacje (cały pakiet dokumentów), Formularze (kreator formularzy online), Czat i Dysk Google do przechowywania w chmurze. Google oferuje szeroką gamę narzędzi, które są bezpłatne dla użytkownika. Brakuje im jednak części funkcji, takich jak niestandardowe adresy e-mail w domenie lub całodobowa obsługa klienta.

Administratorzy mogą zarządzać kontami i ograniczać uprawnienia poszczególnych użytkowników. To nowe, zintegrowane środowisko pracy dla firm, w jakim pracownicy często pracują z różnych miejsc. Lokalizacja nie ma znaczenia, jeżeli tylko masz możliwość połączenia się z internetem. Narzędzia komunikacyjne Google są teraz zintegrowane.

Zalety

Przedstawiamy główne zalety tego rozwiązania:

• ułatwienie zespołom współpracy i zapewnianie lepszej obsługi klienta. Czat, wiadomości Gmaila, zarządzanie treścią, połączenia wideo oraz inne aplikacje pozwalają na lepszą i skuteczniejszą współpracę wszystkich członków zespołu na wielu platformach, takich jak Windows czy Android.
• Integracja podglądu linków to narzędzie oszczędzające czas. Zamiast otwierać nową kartę, aby wyświetlić link w dokumencie lub arkuszu kalkulacyjnym, użytkownicy mogą teraz wyświetlić podgląd, najeżdżając na niego kursorem.
• Czat pozwala na pracę nad dokumentami z zespołem i podmiotami zewnętrznymi w czasie rzeczywistym. Narzędzia do współpracy są łatwe i wydajne, ponieważ każdy może jednocześnie tworzyć i edytować dokument.
• Inteligentny chip kontaktowy zapewnia informacje kontaktowe osób z Twojej organizacji i spoza niej, gdy wspominasz o kimś w dokumencie lub komentarzu. Zapewnia to kontekst podobny do CRM dla interakcji i sugeruje działania, jakie należy podjąć.
• Usługa Meet została zaktualizowana. Da się teraz pracować na większej liczbie urządzeń mobilnych i widzieć twarze współpracowników podczas wspólnej pracy nad dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi lub pokazami slajdów.

{{"collection":{"neonet_product_ids":"372422","forceSaleble":true},"title":"tytul strony","type":"html","template":"special_gridstack_1"}}

Szybkość jest ważnym aspektem aplikacji Workspace. Google oferuje skróty, które po wpisaniu w polu adresu URL przeglądarki tworzą nowy element dla wskazanego typu. Cal.new tworzy wydarzenie w Kalendarzu Google, a Doc.new tworzy element w Dokumentach Google.

Aplikacje

Oto lista aplikacji dostępnych w ramach Google Workspace:

• Gmail, 
• Kalendarz,
• Meet,
• Czat i przestrzenie,
• Dysk Google,
• Dokumenty,
• Arkusze kalkulacyjne,
• Slajdy,
• Formuły,
• Keep,
• Sites,
• Currents.

Jak korzystać z Google Workspace?

Indywidualne korzystanie z usługi jest bezpłatne, a firmy płacą za dodatkowe funkcje, takie jak domeny niestandardowe, nieograniczone miejsce w chmurze, obsługa klienta i inne. Można śmiało powiedzieć, że większość użytkowników jest zadowolona z najpopularniejszych funkcji i nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, jak wykorzystać wszystko, co oferuje Google Workspace. Mogą używać tylko domyślnych ustawień i podstawowych funkcji Gmaila, Dokumentów Google i Arkuszy kalkulacyjnych, planować swoje dni w Kalendarzu Google i prawdopodobnie od czasu do czasu korzystać z Prezentacji i Formularzy Google.

Opcje oferowane przez Google Workspace są jednak znacznie szersze, a my chcemy pomóc Ci w pełni wykorzystać potencjał oprogramowania, z którego korzystasz na co dzień. Dlatego zebraliśmy kilka wskazówek, jak korzystać z Google Workspace jak profesjonalista.

Wykorzystaj w pełni możliwości Gmaila

Kilka wskazówek pomoże Ci uporządkować skrzynkę pocztową i usprawnić pracę bez konieczności bycia superużytkownikiem Gmaila.

Oto kilka praktycznych wskazówek:

przenieś priorytetowe e-maile na górę – da się oznaczać wiadomości jako ważne ręcznie za pomocą gwiazdek, ale Gmail pomaga również dzięki priorytetowej skrzynce pocztowej. Aby ją włączyć, przejdź do ustawień i wybierz „Najpierw ważne” zamiast „Domyślne”. Dzięki temu najpierw zobaczysz wiadomość e-mail, która jest ważna i nieprzeczytana, oznaczoną gwiazdką, a potem wszystko inne.

Ostrożnie zarządzaj filtrami – chociaż zalecamy wyjście poza domyślne filtry Google, należy podkreślić, że dodanie zbyt wielu filtrów zwykle spowalnia Gmaila. Zamiast tego, przynajmniej z punktu widzenia produktywności, wskazane jest wybranie filtrów i zachowanie ich jak najmniejszej liczby.

Połącz konta Google i inne niż Google – nawet jeśli Gmail pozostaje Twoją ulubioną skrzynką pocztową, nadal bez problemu skorzystasz z poczty e-mail innych dostawców, na przykład w pracy. Co więcej, możesz również korzystać z kilku kont Google Workspace. Ciągłe przełączanie się między nimi jest nieproduktywne. Na szczęście da się powiązać je w jedno, a nawet odpowiedzieć na wiadomość e-mail z dowolnego adresu — po prostu wybierz go z listy rozwijanej przed wysłaniem wiadomości.

Możesz korzystać z poczty na wielu urządzeniach.

{{"collection":{"neonet_product_ids":"366068,352607","forceSaleble":true},"title":"tytul strony","type":"html","template":"special_gridstack_1"}}

Zoptymalizuj Dokumenty Google

Dokumenty, Arkusze i Prezentacje to jedne z najczęściej używanych aplikacji ekosystemu Google. Wielu profesjonalistów na całym świecie korzysta z Dokumentów Google. Ten prosty, ale potężny edytor jest niezbędnym narzędziem dla pisarzy, menedżerów treści, redaktorów i wszystkich, którzy pracują z tekstem. Ponadto aplikację również szeroko stosuje się do robienia notatek, protokołów ze spotkań, list rzeczy do zrobienia, współpracy nad dokumentami i wielu innych zadań. Większość ludzi korzysta z ustawień domyślnych.

Zostań asem Dokumentów Google

Nie wszyscy wiedzą, że istnieje inteligentna funkcja o nazwie Eksploruj. Z boku dokumentu otwiera ona małą kartę umożliwiająca wyszukiwanie, czytanie i cytowanie źródeł. Oto co jeszcze da się zrobić w tej aplikacji:

• Edytuj obrazy za pomocą Dokumentów Google – kolejną funkcją, która pomaga pozostać w dokumencie podczas całego procesu tworzenia treści, jest edycja obrazów bez opuszczania Dokumentów Google. Ta przydatna funkcja niestety nie cieszy się taką popularnością, na jaką zasługuje. Po zaimportowaniu obrazu kliknij obok niego, aby włączyć dodatkowe menu. Oczywiście udostępnionym opcjom daleko do zaawansowanego oprogramowania do edycji obrazu, ale mogą one wystarczyć do niektórych podstawowych celów.
• Nie bój się makr – zamiast wykonywać kilka kroków w kółko, lepiej nagrać makro, które je powtórzy. Dzięki temu masz dużo więcej czasu na robienie tego, co lubisz lub w czym jesteś świetny.

Odkryj przydatne dodatki

Chociaż Arkusze kalkulacyjne Google to wszechstronne narzędzie, może być jeszcze potężniejsze dzięki licznym, łatwym do zainstalowania dodatkom. Rozszerzenia wybierzesz bezpośrednio z narzędzia – otwórz plik, kliknij Dodatki w górnym menu, a następnie „Pobierz dodatki”.

Możesz też przeglądać ogromną bibliotekę dodatków innych firm, które dobrze integrują się z Arkuszami kalkulacyjnymi Google. Jednym z najpopularniejszych i najbardziej wartościowych dodatków są „Power tools”. Zainstaluj je, aby dzielić tekst, porównywać dane, usuwać niepotrzebne spacje, dopasowywać, scalać dane i nie tylko. 

Takie narzędzia są przydatne, jeśli potrzebujesz arkuszy kalkulacyjnych Google do pracy nad tekstem w zaawansowanym stopniu. Jeśli bardziej interesujesz się matematyką i naukami ścisłymi, spodoba ci się dodatek WolframAlpha. To narzędzie pomoże Ci znaleźć obliczenia matematyczne, fakty naukowe, historyczne i nie tylko.

Niech Kalendarz Google będzie Twoim asystentem

Kalendarz Gmaila to świetne narzędzie, które pozwoli Ci wygodnie zaplanować dni. Czy starasz się być na bieżąco ze wszystkimi swoimi zadaniami i spotkaniami, przynajmniej od czasu do czasu, a może czujesz, że powinieneś zatrudnić asystenta? Istnieje szansa, że naprawdę powinieneś, ale jeśli potrzebujesz tylko kogoś, kto przypomni Ci o Twoim codziennym harmonogramie i liście rzeczy do zrobienia, nie potrzebujesz asystenta ani aplikacji zwiększającej produktywność.

Kalendarz Google zrobi to wszystko za Ciebie. Więcej osób powinno być świadomych tej wygodnej funkcji! Google wprowadziło przydatne narzędzie, które poprawia codzienną produktywność – Zadania. Pozwala na tworzenie prostych list rzeczy do zrobienia z podzadaniami i zadaniami cyklicznymi. Po zapisaniu i połączeniu zadań z kalendarzem (z menu po lewej stronie) narzędzie to może znacznie ułatwić pracę.

Co warto wiedzieć o Google Workspace?

Skoro wiesz już, co to jest Google Workspace, czas zastanowić się, kto powinien z niego skorzystać. Usługa ta znajdzie zastosowanie zarówno w dużej międzynarodowej firmie, jak i w przypadku samodzielnego przedsiębiorcy. Google Workspace może być doskonałym rozwiązaniem dla każdej firmy, jeśli chodzi o hosting poczty e-mail. Zapewnia kompleksowe rozwiązanie do współpracy i przechowywania dokumentów. Jest przy tym niezwykle przystępne cenowo i łatwe w użyciu. 

Większość pracowników prawdopodobnie zna już Gmaila, co skróci czas poświęcony na naukę nowych narzędzi. Niektóre wady to prywatność i bezpieczeństwo. Google zezwala stronom trzecim na dostęp do Twoich danych osobowych.

Google Workspace to też świetny pakiet biurowy dla właścicieli firm, którzy chcą współpracować z członkami zespołu z całego świata. Produkt jest intuicyjny w użyciu i zawiera znane aplikacje. Może również rosnąć wraz z rozwojem firmy, ponieważ pozwala szybko dodawać lub usuwać użytkowników. 

FAQ – poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania!

Jakie funkcje obejmuje Google Workspace?

Subskrypcje Google Workspace obejmują pocztę e-mail i narzędzia do współpracy dostosowane do potrzeb Twojej firmy, takie jak Gmail, Kalendarz, Meet, Czat Google, Dysk, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze i Sites.

Ile kosztuje Google Workspace?

Ceny abonamentów Business Starter Google Workspace zaczynają się od 27 zł za użytkownika miesięcznie. Business Standard kosztuje 54 zł miesięcznie za użytkownika, a Business Plus 81 zł.

Czy warto korzystać z Google Workspace?

Dysk Google wraz ze wszystkimi narzędziami Google Workspace to idealne narzędzie do wymiany zasobów, w tym udostępniania dokumentów, pozwalające na efektywną współpracę między wieloma pracownikami oraz działami firmy. Jeśli zależy Ci na łatwej wymianie informacji i swobodnym dostępie dla kilku osób do jednej wersji pliku, Google Workspace to na pewno dobre rozwiązanie. 

Google Workspace – co to takiego? Już wiesz!

Mam nadzieję, że teraz praktyczna usługa Google nie ma dla Ciebie tajemnic. Jeżeli jesteś zainteresowany jej możliwościami, powinieneś jak najszybciej sam je wypróbować. Pamiętaj także, że w sklepie Neonet znajdziesz najnowsze smartfony i laptopy, dzięki, którym będziesz mógł pracować z dowolnego miejsca na świecie.

Źródła:

https://workspace.google.com/intl/pl/

https://blog.google/products/workspace/