Gmail – etykiety, powiadomienia i inne przydatne funkcje

Google Gmail – etykiety, powiadomienia i inne przydatne funkcje

Duża część komunikacji firmowej odbywa się za pomocą wiadomości e-mail. To właśnie za ich pośrednictwem właściciele firm kontaktują się ze swoimi klientami, prowadzą kampanie marketingowe, zbierają zamówienia i pomagają swoim klientom w rozwiązywaniu problemów. Komputery osobiste, takie jak laptop Lenovo IdeaPad 3 R5 czy laptop Acer Aspire 3, stają się prawdziwymi centrami obsługi mniejszych firm.

{{"collection":{"neonet_product_ids":"374650,374851","forceSaleble":true},"title":"tytul strony","type":"html","template":"special_gridstack_1"}}

Na skrzynkę właścicieli, freelancerów czy pracowników dziennie trafia wiele maili, które należy przejrzeć, zapoznać się z treścią i na nie odpowiedzieć. Bywa, że obsługa skrzynki mailowej zajmuje dobrych parę godzin, a ten czas mógłby być spożytkowany na inne czynności. Na szczęście istnieją programy pomagające w zaprowadzeniu porządku w mailach i przyspieszają obsługę skrzynki. Różne domeny także oferują określone funkcje. Najczęściej wybierany jest Gmail od Google.

Dużą zaletą klienta poczty od Google jest opcja obsługi na niemal wszystkich urządzeniach. Na komputerach osobistych oraz laptopach takich jak Acer A515-45-R58W R5 czy Asus X515EA-BQ1221W i3 i innych nie musisz nawet instalować osobnego oprogramowania. Wystarczy, że wejdziesz na stronę internetową Gmail.

{{"collection":{"neonet_product_ids":"369147,373793","forceSaleble":true},"title":"tytul strony","type":"html","template":"special_gridstack_1"}}

W przypadku urządzeń mobilnych z Androidem np. smartfona Samsung Galaxy A53 czy smartfona Samsung Galaxy S21 FE aplikacja do zarządzania pocztą Gmail jest wgrywana fabrycznie i wystarczy ją skonfigurować pod własny adres e-mail.

{{"collection":{"neonet_product_ids":"368223,373486","forceSaleble":true},"title":"tytul strony","type":"html","template":"special_gridstack_1"}}

Gmail jest darmowy, ma najlepszy filtr antyspamowy oraz doskonałe wsparcie na urządzenia mobilne. Okazuje się także bezpieczny, ponieważ możesz włączyć połączenie szyfrowane. Wszystko to sprawia, że Gmail stał się tak popularny wśród osób prywatnych i właścicieli firm. Warto także poznać dodatkowe udogodnienia, które jeszcze lepiej pozwolą Ci zarządzać własną pocztą. Jakie funkcje ma Gmail? Etykiety to tylko jedna z nich!

Zarządzanie pocztą z różnych kont mailowych

Po zalogowaniu się na konto Gmail w przeglądarce da się odbierać maile z kilku adresów, także tych z innych usług pocztowych. Dzięki temu w jednym miejscu odczytasz maile np. ze skrzynki firmowej i prywatnej. Wystarczy w ustawieniach konta dodać adres mailowy, hasło i serwer POP.

Planowanie wysyłki maila

Napisanych wiadomości wcale nie musisz wysyłać od razu. Gmail ma funkcję planowania wysyłki mailowej. Przyda się to szczególnie osobom pracującym w niestandardowych godzinach. Dzięki temu Twój mail trafi do klienta dopiero np. następnego dnia, o bardziej sprzyjającej porze niż ta, w której go pisałeś.

Automatyczne odpowiedzi w czasie nieobecności

Jesteś na urlopie, spotkaniu lub z innych przyczyn nie masz dostępu do swojej skrzynki przez dłuższy czas? Ustaw automatyczną odpowiedź, w której powiadomisz o nieobecności. W ten sposób zachowasz dobry kontakt z klientami i nie podburzysz swojej wiarygodności. Po powrocie będziesz mógł wygodnie i bez wyrzutów sumienia odpisać na wszystkie maile. Ta funkcja przyda się także na prywatnej skrzynce, jeśli np. spędzasz dłuższy czas w miejscu ze słabym dostępem do internetu.

Szablony odpowiedzi

Kolejną niezwykle pomocną funkcją w Gmail jest szablon odpowiedzi. Jeśli otrzymujesz od klientów podobne zapytania, na które masz zwykle tę samą odpowiedź, możesz zapisać sobie ją w szablonie. Dzięki niemu nie będziesz musiał pisać wciąż tego samego maila od początku i przyspieszysz komunikację dotyczącą podobnych zapytań. Wystarczy, że w każdym mailu spersonalizujesz odpowiedź, dodając np. odpowiednie imię w powitaniu.

Etykiety Gmail

Co jeszcze ma Gmail? Etykiety to jedna z ulubionych funkcji osób, które na swoją skrzynkę dostają wiele maili od różnych adresów. Na skrzynce po zalogowaniu na Gmail etykiety automatyczne już są stworzone i pozwalają Ci segregować wiadomości na te pochodzące z mediów społecznościowych, zaliczające się do powiadomień czy ofert. Na szczęście wszystko możesz spersonalizować. Tworzenie etykiet Gmail jest bardzo proste i pozwoli Ci znacznie szybciej skatalogować daną wiadomość do grupy podobnych, co ułatwia organizację odebranych maili. Jednej wiadomości da się nadawać różne etykiety, dzięki czemu trafią jednocześnie do różnych grup.

Gwiazdki i filtry 

Oprócz etykiet masz opcję oznaczenia wiadomości w skrzynce odbiorczej za pomocą gwiazdki. W ten sposób oznaczysz maile, na które masz np. odpowiedzieć w pierwszej kolejności. Gwiazdka obok tytułu maila wyróżni ją z listy. 

Filtry, które znajdziesz w ustawieniach konta, pozwalają automatycznie nadać wiadomości np. z danego adresu odpowiednią etykietę. 

Gmail – powiadomienia 

Dostęp do skrzynki z wielu różnych urządzeń nie stanowi problemu przy korzystaniu z poczty Gmail. Powiadomienia z kolei da się odbierać jedynie na wybranych sprzętach.

Powiadomienia Gmail to jeszcze jedna przydatna funkcja – o przyjściu nowej wiadomości możesz zostać poinformowany z poziomu pulpitu komputera, a także za pośrednictwem telefonu, tabletu czy nawet smartwatcha. Na szczęście bez problemu spersonalizujesz to, o których mailach i z jakich adresów mailowych zostaniesz powiadomiony.

Etykiety Gmail – jak z nich korzystać?

Otrzymujesz dużo maili na Gmail? Etykiety automatyczne pozwolą Ci znacznie szybciej posegregować otrzymane wiadomości. Tworzenie etykiet Gmail jest bardzo proste. W panelu bocznym po lewej stronie znajdziesz funkcje etykiety, a obok niej niewielki znak „+”. Po jego wybraniu otworzy Ci się nowe okno. W nim musisz wpisać nazwę etykiety np. „sprawy organizacyjne”.

Masz także do wyboru dodatkową opcję, która pozwala ustawić nową etykietę jako podrzędną do już istniejącej np. „Wyjazd służbowy”. Wystarczy zatwierdzić zmiany, a w panelu bocznym pojawi się nowa etykieta. Po najechaniu trzech kropek znajdujących się obok niej rozwinie się okno z opcjami, a wśród nich opcja „Kolor etykiety”. Po jej wybraniu możesz nadać etykiecie kolor, dzięki czemu wiadomości wyświetlane w skrzynce odbiorczej będą wyróżnione wybraną barwą.

Dzięki konfiguracji filtrów klient poczty będzie automatycznie nadawał wiadomościom etykiety. Da się jednak zrobić także to ręcznie. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybrany mail i wybrać opcję „oznacz etykietą”. Tę samą opcję znajdziesz też na górnym pasku po wejściu w daną wiadomość.

Co właściwie daje Ci ta funkcja? Wystarczy, że wybierzesz z panelu bocznego daną etykietę, a na głównym ekranie skrzynki odbiorczej pojawią się jedynie wiadomości z konkretnej kategorii. W ten sposób znacznie łatwiej odszukasz właściwego maila.

Powiadomienia Gmail – dlaczego są przydatne?

Powiadomienia Gmail pozwolą Ci być na bieżąco z odbieraną pocztą. Dzięki temu będziesz mógł szybko odpisać na maila klienta czy prywatne wiadomości. W ten sposób nawet pilne sprawy nie umkną Twojej uwadze. Jakie opcje daje Gmail? Powiadomienia możesz włączyć na komputerze, musisz być jednak zalogowany w otwartej przeglądarce do swojej poczty. Kiedy będziesz pracować w innym programie, sygnał dźwiękowy powiadomi Cię o nowej poczcie. 

Powiadomienia włączysz także na telefonie w aplikacji Gmail. Dodatkowo w ustawieniach możesz zaznaczyć, o jakich wiadomościach chcesz być powiadomiony. Dzięki temu telefon zawibruje, kiedy dostaniesz ważną wiadomość, a nie zareaguje na oferty czy informacje z portali społecznościowych. Większość sparowanych z telefonem urządzeń, w tym zegarki, mogą również powiadomić Cię o otrzymanym e-mailu.

FAQ – poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania!

Niektóre dodatkowe opcje są ukryte w ustawieniach programu. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące obsługi Gmail.

Jak włączyć powiadomienia Gmail na telefonie?

Powiadomienia na telefonie są domyślnie włączone w aplikacji. Po jej zainstalowaniu będziesz otrzymywać powiadomienia o wszystkich nowych mailach na skrzynce. Możesz jednak zmienić te ustawienia. Wystarczy, że po zalogowaniu się do aplikacji otworzysz menu boczne, klikając na trzy kreski umieszczone na górze po lewej stronie. Następnie kliknij „ustawienia” i wybierz adres mailowy, którego ustawienia chcesz zmienić. W menu znajdziesz opcje do zmiany powiadomień. Możesz wybrać funkcję powiadomień o wszystkich wiadomościach lub z wybraną etykietą. 

Jak włączyć powiadomienia Gmail na komputerze?

Powiadomienia na laptopie musisz włączyć samodzielnie – nie są one ustawione fabrycznie. W tym celu zaloguj się na swoją skrzynkę w przeglądarce, a następnie kliknij ikonę koła zębatego umieszczoną po prawej stronie na górze. Kliknij „Zobacz wszystkie ustawienia”. Następnie zjedź do sekcji „Powiadomienia na pulpicie” i zaznacz opcję „Włącz powiadomienia o nowej poczcie”. W tej samej sekcji wybierzesz także dźwięk powiadomień. 

Masz Gmail? Etykiety i inne funkcje pomogą Ci w sprawnym zarządzaniu pocztą!

Gmail to jeden z najpopularniejszych programów do zarządzania pocztą. Jest łatwy w obsłudze i intuicyjny, a także ma świetny filtr antyspamowy. Świetnie działa niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze stacjonarnym, czy odbierasz e-maile na laptopie firmowym lub osobistym – wystarczy, że zalogujesz się na swoje konto przez przeglądarkę. Liczne dodatkowe funkcje programu, w tym etykiety, powiadomienia czy automatyczne odpowiedzi, pozwolą Ci jeszcze lepiej posegregować odebraną pocztę, być na bieżąco z nowymi wiadomościami i przyspieszą odpowiedzi. A Ty, za jakie udogodnienia najbardziej cenisz Gmaila?